redakcja wiadomosci handlowe .com.pl Większość ludzi traktuje wakacje jak przycisk „pauza”. Wreszcie trochę słońca, mniej maili i ta cicha nadzieja, że po powrocie wszystko samo się magicznie poukłada. W biznesie działa to jednak trochę inaczej – albo raczej dokładnie odwrotnie.
Coraz więcej przedsiębiorców zaczyna patrzeć na lato nie jak na zatrzymanie firmy, ale jak na jej… przegląd techniczny. Tak jak samochód nie staje się sprawniejszy od samego postoju na parkingu, tak firma nie zaczyna działać lepiej tylko dlatego, że wszyscy wyjechali na urlop. Różnica polega na tym, że w wakacje wreszcie widać to, co w codziennym biegu zwykle jest zagłuszane przez bieżące sprawy.
– „W ciągu roku właściciele firm koncentrują się na tym, co pilne. Latem pojawia się rzadka okazja, żeby zająć się tym, co naprawdę ważne. To trochę jak przegląd samochodu przed długą trasą – lepiej zrobić go wcześniej niż czekać, aż coś się zepsuje” – mówi Iwona Borawska, founderka i CEO The Process®, ekspertka ds. skalowania biznesu.
Jedni na urlopie, drudzy w trybie „peak season”
Są branże, które latem wchodzą w tryb wyciszenia – jak część usług B2B, administracja, HR czy firmy doradcze, gdzie nagle kalendarze spotkań wyglądają jak pusty parking w środku tygodnia. Ale są też takie sektory, które właśnie wtedy przeżywają swoje największe żniwa. Turystyka, gastronomia, transport czy eventy nie znają pojęcia „wakacyjnego spowolnienia” – dla nich lipiec i sierpień to często najbardziej intensywny okres w roku, w którym dzień pracy bardziej przypomina maraton niż spacer po plaży.
W efekcie lato w biznesie przypomina dwa równoległe światy: jedni zamykają laptopa i myślą o jeziorze, inni zastanawiają się, czy w ogóle pamiętali, żeby dziś zjeść lunch.
– „Ci, którzy mają w tym czasie peak season, często żartują, że o urlopie mogą zapomnieć… ale prawda jest taka, że potem, kiedy inni wracają do biurek i korków, oni mają plaże tylko dla siebie – i to jest całkiem uczciwa wymiana” – mówi Iwona Borawska. – „Z kolei firmy, które wchodzą w wakacyjne spowolnienie, paradoksalnie często spędzają ten czas na martwieniu się, że ‘coś się dzieje za wolno’. I zamiast odpoczywać, potrafią sobie ten urlop skutecznie zepsuć własną głową. A szkoda, bo to właśnie wtedy najbardziej warto odpuścić i wykorzystać spokojniejszy rytm.”
Urlop przedsiębiorcy jako test organizacji
Dla wielu właścicieli firm największym wyzwaniem przed urlopem nie jest sam wyjazd, ale to, co wydarzy się podczas ich nieobecności. Często pojawia się pytanie, czy naprawdę można odłożyć telefon,
czy jednak trzeba „być dostępny na wszelki wypadek”. I tu – jak zauważa Iwona Borawska – zaczyna się prawdziwy test organizacji. Jeśli urlop oznacza stałe sprawdzanie maili i szybkie „tylko jedno krótkie spotkanie z plaży”, to nie jest problem wakacji, tylko sposobu działania firmy. Ekspertka podkreśla,
że wakacje są jednym z najlepszych momentów, by sprawdzić, jak naprawdę funkcjonuje organizacja bez ciągłego udziału właściciela. W wielu firmach okazuje się wtedy, że decyzje i tak wracają do jednej osoby, że część wiedzy operacyjnej nie jest nigdzie zapisana, a procesy istnieją raczej w pamięci pracowników niż w systemie. To trochę jak gra zespołowa, w której wszyscy patrzą na jednego zawodnika, czekając aż rozegra każdą akcję.
Tymczasem według analiz McKinsey i Deloitte nawet około jedna piąta do jednej trzeciej czasu pracy
w firmach usługowych może być tracona na nieefektywną komunikację, powtarzalne czynności
i szukanie informacji. W praktyce oznacza to, że spora część energii zespołu nie idzie w rozwój, tylko
w „organizacyjne drobiazgi”, które można by uprościć lub zautomatyzować.
Wakacyjne porządki, które robią różnicę
Właśnie dlatego lato staje się naturalnym momentem na porządki. Gdy tempo spada, łatwiej zobaczyć rzeczy, które w normalnym rytmie giną pod stertą bieżących spraw. To wtedy najczęściej okazuje się, że część procesów można uprościć, komunikację odchudzić, a niektóre decyzje przestać niepotrzebnie mnożyć. – „W ciągu roku firmy działają reaktywnie. Latem po raz pierwszy pojawia się przestrzeń, żeby działać proaktywnie. I to wtedy powstają usprawnienia, które zostają na lata” – mówi Iwona Borawska. To trochę jak z porządkami w domu – nikt nie robi generalnego sprzątania w środku rodzinnego przyjęcia. Robi się je wtedy, gdy w końcu jest cisza i można zobaczyć, co naprawdę wymaga uwagi.
Automatyzacja nie naprawia chaosu
Coraz częściej mówi się też o automatyzacji i wdrażaniu narzędzi opartych na sztucznej inteligencji. Problem jednak w tym, że wiele firm zaczyna od technologii, a nie od zrozumienia własnych procesów. A to prowadzi do sytuacji, w której chaos zostaje po prostu… przyspieszony. – „Automatyzacja nie naprawia chaosu. Ona go tylko przyspiesza” – zauważa ekspertka. Dlatego, jak podkreśla, pierwszym krokiem nie powinno być wdrażanie narzędzi, ale opisanie tego, jak faktycznie działa firma: gdzie pojawiają się opóźnienia, które działania są powtarzalne, co można uprościć bez utraty jakości i gdzie tak naprawdę ginie czas. Dopiero potem przychodzi moment na technologie, które mają zdejmować
z ludzi rutynę, a nie odbierać im odpowiedzialność czy sens pracy.
Wakacyjny audyt okiem stażystów
Lato to także moment, w którym na rynek wchodzą studenci i osoby szukające pierwszych doświadczeń zawodowych. Dla wielu firm oznacza to dodatkowe ręce do pracy, ale też ciekawy test organizacji. Okazuje się bowiem, że stażysta bardzo szybko obnaża wszystkie niejasności procesów – jeśli ktoś
z zewnątrz nie potrafi wykonać prostego zadania bez kilku dodatkowych wyjaśnień, to zwykle nie jest problem człowieka, tylko systemu. W tym sensie staże wakacyjne są nie tylko wsparciem operacyjnym, ale też szybkim audytem firmy, który pokazuje, gdzie naprawdę warto coś uprościć.
Firma bez właściciela czyli test odwagi
Zmienia się też podejście do prowadzenia biznesu. Coraz mniej przedsiębiorców chce budować firmy oparte na własnym przeciążeniu i pracy po kilkanaście godzin dziennie. Zamiast tego szukają modeli, które pozwalają rozwijać organizację bez dokładania sobie kolejnych obowiązków. – „Przedsiębiorcy coraz częściej chcą nie więcej pracy, ale większej przewidywalności i spokoju w firmie. Skalowanie
nie polega na tym, że właściciel robi więcej, tylko że firma zaczyna działać lepiej dzięki lepszej organizacji” – podkreśla Iwona Borawska. Bo ostatecznie chodzi o to, żeby firma nie była zależna od jednej osoby, która „musi być zawsze dostępna”, tylko żeby mogła działać także wtedy, gdy właściciel naprawdę bierze urlop – bez wyrzutów sumienia i bez telefonu w trybie awaryjnym. Bo dobra firma to taka, która nie dzwoni do właściciela z pytaniem „gdzie jest hasło do systemu”, kiedy ten właśnie próbuje ustalić,
czy parawan na plaży już jest rozstawiony zgodnie z przepisami BHP.
