redakcja wiadomosci handlowe .com.pl Koniec roku to dla wielu spółek czas podsumowywania wyników, rozliczania kontraktów i planowania inwestycji. To również dobry moment, aby zarząd sprawdził, czy prawidłowo wykonuje swoje obowiązki. Przeoczenie oznak niewypłacalności, nieudokumentowane decyzje lub konflikt interesów mogą prowadzić do konsekwencji wykraczających poza majątek spółki. Adwokat Katarzyna Gabrysiak wyjaśnia, na co powinni zwrócić uwagę zwłaszcza członkowie zarządów spółek z ograniczoną odpowiedzialnością.
Zarządzanie spółką to nie tylko realizowanie celów sprzedażowych i utrzymywanie relacji z kontrahentami. Wymaga również rozpoznawania zagrożeń, podejmowania decyzji w odpowiednim momencie i przestrzegania procedur.
– Największym zagrożeniem dla członka zarządu nie zawsze jest błędna decyzja. Czasami jest nim brak decyzji podjętej w odpowiednim momencie – wskazuje adw. Katarzyna Gabrysiak.
1. Ignorowanie sygnałów pogarszającej się sytuacji finansowej
Narastające zaległości, utrata ważnego klienta, spadek przychodów czy trudności z uzyskaniem finansowania powinny skłonić zarząd do sprawdzenia rzeczywistej kondycji spółki. Nie wystarczy informacja o sprzedaży lub dodatnim wyniku księgowym. Istotna jest także zdolność do terminowego regulowania wymagalnych zobowiązań.
Zarząd powinien regularnie analizować przepływy pieniężne, terminy płatności i strukturę zadłużenia oraz reagować na ostrzeżenia ze strony księgowości lub działu finansowego. Nie oznacza to jednak, że każda strata spółki rodzi osobistą odpowiedzialność zarządu. Znaczenie ma to, czy osoby zarządzające wykonywały swoje obowiązki i dochowały wymaganej staranności.
– Członek zarządu nie musi przewidzieć każdego niepowodzenia. Powinien jednak wiedzieć, na jakiej podstawie ocenia kondycję spółki i kiedy trzeba zmienić sposób działania – podkreśla adwokat.
2. Zbyt późna reakcja na problemy z płynnością
Przedłużające się problemy z regulowaniem zobowiązań wymagają ustalenia, czy spółka jest już niewypłacalna. Zgodnie z Prawem upadłościowym niewypłacalność występuje m.in. wtedy, gdy dłużnik utracił zdolność do wykonywania wymagalnych zobowiązań pieniężnych. Opóźnienie przekraczające trzy miesiące tworzy ustawowe domniemanie takiego stanu, ale nie oznacza, że zarząd może bezpiecznie zwlekać przez trzy miesiące. W określonych przypadkach znaczenie ma także utrzymująca się ponad 24 miesiące przewaga zobowiązań pieniężnych nad wartością majątku, obliczana według ustawowych zasad.
Co do zasady wniosek o ogłoszenie upadłości trzeba złożyć nie później niż w ciągu 30 dni od wystąpienia podstawy do jej ogłoszenia. W spółce z o.o. obowiązek ten dotyczy każdego członka zarządu uprawnionego do prowadzenia spraw i reprezentowania spółki, także przy reprezentacji łącznej. Zbyt późna reakcja może prowadzić do odpowiedzialności przewidzianej w Prawie upadłościowym. Ponadto, w warunkach określonych w art. 299 Kodeksu spółek handlowych, członkowie zarządu spółki z o.o. mogą odpowiadać za jej zobowiązania, jeżeli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna. Ustawa przewiduje jednak przesłanki zwalniające z tej odpowiedzialności.
– Ocenę sytuacji finansowej i możliwości restrukturyzacji trzeba przeprowadzić odpowiednio wcześnie. Samo prowadzenie rozmów o ratowaniu firmy nie zastępuje działań wymaganych przez prawo – wyjaśnia adw. Katarzyna Gabrysiak.
3. Podejmowanie ważnych decyzji bez odpowiedniej dokumentacji
Nie każda nietrafiona inwestycja oznacza odpowiedzialność członka zarządu. Przepisy dopuszczają podejmowanie decyzji w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego. Istotne jest jednak, czy zarząd działał lojalnie wobec spółki oraz na podstawie informacji, analiz i opinii, które w danych okolicznościach należało uwzględnić.
Dlatego przy ważnych transakcjach warto zachować nie tylko uchwałę czy protokół, lecz także prognozy finansowe, porównania wariantów, opinie specjalistów i korespondencję pokazującą podstawy decyzji. Dokumentacja może pomóc odtworzyć proces decyzyjny w razie późniejszego sporu. Nie oznacza to przy tym, że każda decyzja zarządu wymaga odrębnej uchwały lub pisemnej analizy.
– Prawo nie wymaga od zarządu nieomylności. Znacznie ważniejsze jest to, czy decyzja została podjęta w sposób rzetelny i czy można wyjaśnić jej gospodarcze uzasadnienie – zaznacza adwokat.
4. Lekceważenie konfliktów interesów i zasad reprezentacji
Spory między wspólnikami nie muszą oznaczać naruszenia prawa przez zarząd. Inaczej należy jednak ocenić sytuację, gdy prywatny interes członka zarządu wpływa na rozstrzygnięcia podejmowane w imieniu spółki. W spółce z o.o. członek zarządu powinien ujawnić ustawowo określony konflikt interesów i wstrzymać się od udziału w rozstrzyganiu danej sprawy.
Szczególnej uwagi wymagają również transakcje zawierane między spółką a członkiem jej zarządu. W takich sytuacjach obowiązują odrębne zasady reprezentacji. Sama transakcja z podmiotem powiązanym nie jest automatycznie zakazana, ale jej warunki, sposób zatwierdzenia i reprezentacja spółki powinny zostać sprawdzone.
– Wieloletnie zaufanie między wspólnikami nie zastąpi prawidłowej reprezentacji spółki. Właśnie przy transakcjach zawieranych „we własnym gronie” łatwo przeoczyć obowiązujące procedury – zauważa adw. Katarzyna Gabrysiak.
5. Zaniedbanie obowiązków formalnych i korporacyjnych
Nieprawidłowości w dokumentacji, brak wymaganych uchwał, opóźnienia w składaniu sprawozdań czy nieaktualne dane w rejestrze mogą utrudnić funkcjonowanie spółki i wywołać konsekwencje prawne. Obowiązki te nie są jednakowe dla wszystkich spółek i zależą także od treści ich umów oraz przyjętego roku obrotowego.
Przykładowo, jeśli bilans spółki z o.o. wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego, zarząd powinien niezwłocznie zwołać zgromadzenie wspólników w celu podjęcia uchwały dotyczącej dalszego istnienia spółki. Jest to obowiązek, którego nie należy odkładać do corocznego zgromadzenia.
Przed końcem roku warto sprawdzić aktualność danych KRS, zasady reprezentacji, kompletność dokumentacji korporacyjnej i wykonanie obowiązków, których terminy już upłynęły. Nie należy natomiast utożsamiać końca roku z terminem wykonania wszystkich obowiązków sprawozdawczych: dla spółki, której rok obrotowy jest rokiem kalendarzowym, sporządzenie i zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego następuje zasadniczo w kolejnym roku, w odrębnych terminach ustawowych.
Koniec roku to dobry moment na przegląd bezpieczeństwa prawnego spółki
Przegląd końcowo roczny nie musi oznaczać rozbudowanego audytu. Powinien jednak obejmować ocenę płynności i zobowiązań, sprawdzenie kluczowych umów, zasad reprezentacji, dokumentacji decyzji oraz terminów obowiązków korporacyjnych. Dzięki temu łatwiej ustalić, które problemy wymagają pilnego działania, a które można rozwiązać w ramach planu na kolejny rok.
– Bezpieczeństwo prawne spółki nie polega na tym, że nigdy nie podejmuje ryzyka. Polega na tym, że zarząd potrafi je rozpoznać, ocenić i podjąć decyzję we właściwym czasie. To często decyduje o tym, czy problem biznesowy stanie się również osobistym problemem członka zarządu – podsumowuje adw. Katarzyna Gabrysiak.
O EKSPERTCE
Katarzyna Gabrysiak – adwokat z 30-letnim doświadczeniem w praktyce prawniczej, absolwentka Wydziału Prawa Uniwersytetu Wrocławskiego. Założycielka Kancelarii Adwokackiej ATHENA, działającej we Wrocławiu i Gdańsku. Specjalizuje się w obsłudze prawnej przedsiębiorstw, prawie gospodarczym, nieruchomościach oraz sporach sądowych. Jako adwokat i przedsiębiorca łączy doświadczenie prawnicze z praktycznym rozumieniem wyzwań związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.
Kontakt dla mediów:
Magdalena Ulanowska, Agencja Face It, e-mail: m.ulanowska@agencjafaceit.pl, tel.: 452 931 565
