redakcja wiadomosci handlowe .com.pl Karolina Praszek-Gołębiewska, Kancelaria Bezpieczeństwa – komentarz ekspercki
Nowoczesny magazyn coraz rzadziej jest wyłącznie przestrzenią, w której przechowuje się i wydaje towary. To złożony system połączonych technologii: oprogramowania do zarządzania magazynem, skanerów, czujników, automatycznych urządzeń transportowych, systemów kontroli dostępu i narzędzi komunikujących się z dostawcami oraz klientami.
Dzięki temu można szybciej realizować zamówienia, lepiej kontrolować zapasy i ograniczać liczbę błędów. Jednocześnie rośnie liczba punktów, w których awaria, nieuprawniony dostęp lub incydent cyberbezpieczeństwa mogą zakłócić pracę całego obiektu. Przyszłość logistyki będzie więc zależała nie tylko od stopnia automatyzacji. Równie istotne stanie się to, czy przedsiębiorstwa potrafią bezpiecznie zarządzać technologią, danymi i dostępem do swoich systemów.
Jeden system przestaje działać, a konsekwencje odczuwa cała firma
Wyobraźmy sobie magazyn, w którym automatyczny system lokalizuje towary, przydziela zadania pracownikom i przekazuje informacje do systemu realizacji zamówień. Jeżeli kluczowy element infrastruktury przestaje działać, problem nie kończy się na ekranie komputera. Pracownicy mogą stracić dostęp do informacji o lokalizacji produktów, kompletacja zamówień zostaje spowolniona, a wysyłki zaczynają się opóźniać. Przyczyną może być awaria techniczna, błąd aktualizacji, problem z łącznością albo incydent bezpieczeństwa. Z punktu widzenia klienta efekt bywa podobny: zamówienie nie dociera na czas. Dlatego przy projektowaniu nowoczesnego magazynu trzeba myśleć nie tylko o wydajności
w normalnych warunkach, ale również o tym, co stanie się w sytuacji zakłócenia. Czy firma potrafi kontynuować najważniejsze operacje? Czy ma procedurę awaryjną? Czy wie, które systemy są krytyczne i w jakiej kolejności należy je przywracać?
Im więcej połączeń, tym większa odpowiedzialność
Automatyzacja oznacza, że systemy magazynowe wymieniają informacje z innymi elementami organizacji. Łączą się z platformami sprzedażowymi, systemami planowania produkcji, narzędziami operatorów logistycznych i rozwiązaniami dostawców technologii. Takie połączenia są potrzebne, ale każde z nich wymaga przemyślenia. Kto ma dostęp do systemu? Czy konto serwisowe zewnętrznego dostawcy jest odpowiednio zabezpieczone? Czy uprawnienia są ograniczone do niezbędnego zakresu? Czy firma wie, jak szybko odebrać dostęp osobie, która nie powinna już korzystać z infrastruktury?
Bezpieczeństwo nie może opierać się wyłącznie na założeniu, że system jest chroniony, ponieważ działa wewnątrz magazynu. Współczesna infrastruktura jest połączona, a granice organizacji nie zawsze pokrywają się z granicami systemów informatycznych, dlatego potrzebne są jasne zasady dostępu, aktualizacji, monitorowania i współpracy z dostawcami.
Dane magazynowe mają większą wartość, niż się wydaje
Informacje o stanach zapasów, przepływie towarów, terminach dostaw i realizowanych zamówieniach mogą wiele powiedzieć o działalności przedsiębiorstwa. Pozwalają analizować sezonowość, identyfikować najważniejsze produkty i przewidywać potrzeby operacyjne.
Mogą być więc cenne nie tylko dla samej firmy, ale również dla osób, które chciałyby wykorzystać je
w nieuprawniony sposób. Nieprawidłowe udostępnienie danych może ujawnić informacje handlowe, naruszyć poufność relacji z kontrahentami albo utrudnić dalsze funkcjonowanie organizacji. Dlatego warto określić, jakie informacje są przetwarzane, gdzie się znajdują, kto może z nich korzystać i jakie zasady obowiązują przy współpracy z zewnętrznymi podmiotami.
Nie każdy pracownik ani każdy dostawca technologii potrzebuje dostępu do pełnego obrazu działalności magazynu. Odpowiednio dobrane uprawnienia pomagają ograniczyć ryzyko bez utrudniania codziennej pracy.
Bezpieczeństwo trzeba uwzględnić przed zakupem technologii
Wybierając system magazynowy, przedsiębiorstwa często koncentrują się na funkcjonalności, wydajności, kosztach i możliwościach integracji. To oczywiście ważne kryteria. Warto jednak równolegle ocenić sposób zarządzania bezpieczeństwem przez dostawcę. Jak wygląda aktualizowanie oprogramowania? Jak obsługiwane są zgłoszenia podatności? Jakie dane są przechowywane przez dostawcę? Kto odpowiada za reakcję na incydent? Jak można odzyskać dostęp do systemu po awarii? Czy warunki współpracy jasno określają odpowiedzialność stron? Te pytania najlepiej zadać przed podpisaniem umowy, a nie dopiero wtedy, gdy pojawi się problem. Późniejsze wprowadzenie zmian może być trudniejsze i droższe, szczególnie jeżeli firma uzależniła kluczowe operacje od jednego rozwiązania.
Człowiek nadal ma znaczenie
Nawet najbardziej zautomatyzowany magazyn pozostaje miejscem, w którym ludzie podejmują decyzje. Pracownik może otrzymać fałszywą wiadomość od rzekomego serwisanta, udostępnić dane logowania albo podłączyć nieautoryzowane urządzenie. Osoba odpowiedzialna za system może również przeoczyć istotne ostrzeżenie lub odłożyć aktualizację bez oceny ryzyka. Nie oznacza to, że pracownicy są problemem. Oznacza, że technologia musi być wspierana przez odpowiednie zasady pracy i świadomość zagrożeń. Szkolenia powinny odpowiadać rzeczywistym zadaniom poszczególnych grup, a procedury muszą być na tyle jasne, żeby można było z nich skorzystać również pod presją czasu.
Magazyn przyszłości to magazyn odporny na zakłócenia
Nowoczesna logistyka będzie coraz bardziej zautomatyzowana i oparta na danych. To kierunek, który daje przedsiębiorstwom realne możliwości rozwoju. Jednak im większa zależność od technologii, tym większe znaczenie ma przygotowanie na sytuacje, w których technologia zawiedzie. Bezpieczny magazyn to niekoniecznie obiekt, w którym nigdy nie występują problemy. To obiekt, którego operatorzy rozumieją ryzyka, potrafią szybko reagować i wiedzą, jak przywrócić kluczowe procesy.
Bezpieczeństwo powinno być częścią projektu magazynu od samego początku. Inwestycja
w automatyzację przynosi największą wartość wtedy, gdy przedsiębiorstwo potrafi korzystać z jej możliwości bez utraty kontroli nad własną działalnością.
Karolina Praszek-Gołębiewska – Dyrektor Zarządzający, CEO, Prawnik, Specjalista w dziedzinie ochrony danych osobowych, audytor Norm ISO 9001 i 27001. Wykładowca akademicki studiów podyplomowych SGGW – „Inspektor Ochrony Danych”.
Z bezpieczeństwem informacji związana od ponad 10 lat. Posiada duże doświadczenie we współpracy z klientami m.in. z sektora ochrony zdrowia, IT, sektora publicznego. W swojej działalności zajmuje się prawnymi aspektami bezpieczeństwa informacji,
w tym realizacją projektów, audytami, szkoleniami oraz bieżącym wsparciem Klienta. Szczególny obszar zainteresowania poświęca analizie rozwoju nowoczesnych technologii i jego wpływu na faktyczny i prawny poziom ochrony danych osobowych. Prelegent na wielu konferencjach poświęconych bezpieczeństwu informacji i ochronie danych osobowych. W Kancelarii Bezpieczeństwa Karolina Praszek jako Dyrektor Zarządzający/CEO nadzoruje zapewnienie wysokiej jakości świadczonych usług, buduje trwałe relacje handlowe, wspiera potencjalnych klientów w wyborze usług dostosowanych do potrzeb i wymagań
w zakresie efektywnego zarządzania bezpieczeństwem informacji.
