redakcja wiadomosci handlowe .com.pl Karolina Praszek-Gołębiewska, Kancelaria Bezpieczeństwa – komentarz ekspercki
Dane finansowe należą do najcenniejszych informacji w przedsiębiorstwie. Pokazują nie tylko aktualną kondycję firmy, ale również jej plany inwestycyjne, relacje z kontrahentami, strukturę kosztów i kierunki rozwoju. W niepowołanych rękach mogą stać się narzędziem szantażu, oszustwa albo przewagi konkurencyjnej. Dlatego nowoczesne zarządzanie finansami nie powinno ograniczać się do kontroli budżetu, rentowności i płynności. Równie ważne jest zapewnienie, że informacje, na podstawie których podejmowane są decyzje, pozostają wiarygodne i odpowiednio chronione.
Jeszcze niedawno bezpieczeństwo informacji kojarzyło się przede wszystkim z zadaniem działu IT. Dzisiaj powinno być elementem odpowiedzialności zarządu, dyrektora finansowego i wszystkich osób, które mają dostęp do danych biznesowych.
Jedna wiadomość może kosztować firmę więcej niż nietrafiona inwestycja
Wyobraźmy sobie sytuację, w której pracownik działu finansowego otrzymuje wiadomość wyglądającą jak korespondencja od prezesa. Nadawca prosi o pilny przelew na wskazane konto, podkreślając,
że sprawa jest poufna i nie może czekać do następnego dnia. Wiadomość jest napisana poprawnie, zawiera kontekst znanej transakcji i wywołuje presję czasu. To przykład mechanizmu, w którym przestępcy nie muszą przełamywać zabezpieczeń technicznych. Wystarczy, że wykorzystają zaufanie, hierarchię służbową i pośpiech. Rozwój narzędzi wykorzystujących sztuczną inteligencję dodatkowo zwiększa możliwości tworzenia wiarygodnych wiadomości, a nawet naśladowania głosu konkretnej osoby. Dlatego procedury finansowe powinny uwzględniać również weryfikację nietypowych dyspozycji. Zasada podwójnej akceptacji przelewów, potwierdzanie zmian numerów rachunków niezależnym kanałem komunikacji czy jasne reguły zatwierdzania płatności nie są przejawem braku zaufania
do pracowników. Są elementem odpowiedzialnego zarządzania ryzykiem.
Dyrektor finansowy musi widzieć więcej niż wynik
Współczesny menedżer finansowy korzysta z wielu systemów, współpracuje z bankami, doradcami, dostawcami i innymi działami przedsiębiorstwa. W tym środowisku informacje są stale przesyłane, analizowane i udostępniane kolejnym osobom. Warto więc zadać kilka pytań. Kto ma dostęp
do raportów finansowych? Czy uprawnienia są aktualizowane po zmianie stanowiska lub odejściu pracownika? Czy dokumenty zawierające dane klientów i kontrahentów są przesyłane w bezpieczny sposób? Czy firma potrafi odtworzyć historię istotnych operacji?
Nie chodzi o to, żeby każdemu ograniczyć dostęp do wszystkiego. Chodzi o zasadę adekwatności: pracownik powinien mieć dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków,
a organizacja powinna wiedzieć, kto i w jakim celu z nich korzysta. Dobrze zaprojektowane zasady dostępu zwiększają bezpieczeństwo, ale pomagają również uporządkować odpowiedzialność
w organizacji.
Technologia przyspiesza pracę, ale nie zwalnia z myślenia
Automatyzacja procesów finansowych, elektroniczny obieg dokumentów i narzędzia analityczne pozwalają szybciej przetwarzać informacje oraz ograniczać liczbę ręcznych operacji. Coraz częściej pojawia się również sztuczna inteligencja, która wspiera analizę dokumentów, przygotowywanie zestawień i pracę z danymi. Wraz z tymi możliwościami pojawiają się jednak nowe pytania. Jakie informacje przekazujemy zewnętrznym narzędziom? Kto może korzystać z wyników ich działania?
Czy wiemy, gdzie przechowywane są dane i na jakich zasadach są przetwarzane? Czy wyniki generowane automatycznie są weryfikowane przed wykorzystaniem w decyzjach finansowych? Narzędzie może znacząco ułatwić pracę, ale nie powinno automatycznie otrzymywać dostępu do wszystkich danych przedsiębiorstwa. Wdrożenie technologii musi uwzględniać jej funkcję, poziom ryzyka oraz wymagania dotyczące poufności informacji.
Bezpieczeństwo jest częścią ładu organizacyjnego
Nawet najlepsze procedury nie zadziałają, jeżeli pracownicy nie będą rozumieli ich celu. Dlatego tak istotne są szkolenia oparte na rzeczywistych sytuacjach, z którymi zespół może spotkać się w codziennej pracy. Warto pokazywać nie tylko, jak rozpoznać podejrzaną wiadomość, ale również co zrobić,
gdy pojawi się wątpliwość lub dojdzie do błędu. Równie ważne jest przygotowanie organizacji na incydent. Kto podejmuje decyzje? Kogo należy powiadomić? Jak ograniczyć skutki zdarzenia?
Jak zabezpieczyć informacje potrzebne do ustalenia jego przyczyn?
Odpowiedzialne zarządzanie nie polega na założeniu, że problem nigdy się nie pojawi. Polega
na przygotowaniu organizacji również na sytuacje, których nie da się całkowicie wyeliminować.
Zaufanie finansowe zaczyna się od bezpieczeństwa
Wynik finansowy pozostaje jednym z najważniejszych mierników kondycji przedsiębiorstwa. Nie jest jednak jedynym elementem, który decyduje o jego stabilności. Równie ważne są wiarygodność danych, ciągłość działania i zdolność do ochrony informacji, na których opierają się decyzje.
Bezpieczeństwo nie powinno być traktowane jako dodatkowy koszt ani temat, do którego wracamy dopiero po incydencie. To część zarządzania ryzykiem, która wspiera stabilność biznesu. W finansach
nie wystarczy wiedzieć, ile firma zarabia. Trzeba jeszcze mieć pewność, że informacje, na podstawie których zarządza pieniędzmi, nie staną się źródłem strat.
Karolina Praszek-Gołębiewska – Dyrektor Zarządzający, CEO, Prawnik, Specjalista w dziedzinie ochrony danych osobowych, audytor Norm ISO 9001 i 27001. Wykładowca akademicki studiów podyplomowych SGGW – „Inspektor Ochrony Danych”. Z bezpieczeństwem informacji związana od ponad 10 lat. Posiada duże doświadczenie we współpracy z klientami m.in. z sektora ochrony zdrowia, IT, sektora publicznego. W swojej działalności zajmuje się prawnymi aspektami bezpieczeństwa informacji, w tym realizacją projektów, audytami, szkoleniami oraz bieżącym wsparciem Klienta. Szczególny obszar zainteresowania poświęca analizie rozwoju nowoczesnych technologii i jego wpływu na faktyczny i prawny poziom ochrony danych osobowych. Prelegent na wielu konferencjach poświęconych bezpieczeństwu informacji i ochronie danych osobowych. W Kancelarii Bezpieczeństwa Karolina Praszek jako Dyrektor Zarządzający/CEO nadzoruje zapewnienie wysokiej jakości świadczonych usług, buduje trwałe relacje handlowe, wspiera potencjalnych klientów w wyborze usług dostosowanych do potrzeb i wymagań
w zakresie efektywnego zarządzania bezpieczeństwem informacji.
